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Wenn der Plan aufgeht: Digitalisierung mit PlanGrid

Die Gruner AG ist ein Schweizer Ingenieur- und Planungsunternehmen. An 34 Standorten weltweit realisieren über 1000 Mitarbeiter Bauprojekte für ihre Kunden. Im Geschäftsbereich Infrastruktur wollte man den Arbeitsalltag von Bau- und Projektleitern auf der Baustelle digitalisieren. Mit Hilfe des Managements und einem durchdachten Test- und Rolloutprozesses gelang die Einführung innerhalb nur weniger Monate.

Das Ziel: Zeitersparnis beim Baustellenmanagement

Abstimmungen zwischen Baustelle und Büro waren zu langsam, Papierpläne unübersichtlich und bei Regen sogar unlesbar. Deshalb stellten die Ingenieure und Bauleiter aus verschiedenen Abteilungen im Geschäftsbereich Infrastruktur eine Projektgruppe zusammen. Die Aufgabe des „BIM Circle Field“: eine geeignete Software zu finden, die dazu passende Hardware und den nötigen Transformations-Prozess für eine schnelle Einführung. Es geht dem Team dabei nicht nur um Effizienz und Zeitersparnis. Mit der Digitalisierung will Gruner außerdem als attraktiver Arbeitgeber bei Nachwuchsingenieuren punkten.

Die Geschäftsführung und das Team entschieden sich, PlanGrid zu testen. Eine mobile Software für die Zusammenarbeit auf der Baustelle. Über Tablets oder Smartphone lassen sich Pläne erstellen und bearbeiten, Aufgaben zuweisen, Pläne mit Kommentaren und Fotos ergänzen. Aus den gesammelten Informationen auf der Baustelle lassen sich automatisch Berichte und Formulare erstellen. „Bevor wir mit dem Test der Software begannen, haben wir zunächst typische Anwendungsfälle beschrieben, die uns zeigen sollten, dass wir schneller in unseren täglichen Arbeitsabläufen werden,“ beschreibt Christof Sturm, Abteilungsleiter Tiefbau.

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"Um zu entscheiden mit welcher Lösung wir unsere Arbeitsabläufe wirklich verbessern können, haben wir zunächst Use Cases beschrieben. Das hat uns in der Testphase sehr geholfen."

- Christof Sturm, Abteilungsleiter Tiefbau

Projekt-Botschafter treiben Digitalisierung voran

Das Projektteam testete folgende Anwendungsfälle: digitale Pläne auf der Baustelle, Rotstiftpläne, Protokolle und Pendenzenlisten, Baujournale, Checklisten und Dokumentation. Die Pläne sollten automatisch auf der Baustelle bereitstehen. Die Erfahrungen und die Zeitersparnis wurden dokumentiert.

Interne Botschafter übernahmen Aufgaben, die beim Change-Prozess helfen sollten: zum Beispiel die Schulung der Kollegen. Der Abteilungsleiter Infrastruktur ermöglichte als Projektsponsor den Rückhalt aus der Führungsebene und damit eine schnelle Entscheidungsfindung. Schon nach vier Monaten wurden die ersten Projekte im Tiefbau komplett mit PlanGrid bearbeitet. Die kurze Einführungsphase erklärt sich Sturm durch die einfache intuitive Bedienung der mobilen App: „Unsere Mitarbeiter nehmen PlanGrid schnell an,

weil sie einfach zu bedienen ist und Spaß macht.“

Mario Gähwiler, Bau- und Projektleiter bei Gruner gehört zu den ersten Anwendern der Testphase. „Die Dokumentation der Baujournale (Bautagesprotokolle) ging mit der PlanGrid App äußerst schnell von der Hand. Mit Fotos konnte ich den Baufortschritt sowie die Absicherungen dokumentieren. Prüfpunkte zur Arbeitssicherheit haben wir als Checklisten-Fragen im gleichen Formular ausgefüllt. Alle Unterlagen lassen sich mit wenigen Klicks im Web Browser exportieren und teilen,“ erzählt Gähwiler von seinen Erfahrungen.

Das Infrastruktur-Team setzt auf PlanGrid

Gähwiler berichtet nicht nur von mehr Effizienz und einer Zeitersparnis. PlanGrid hilft ihm auch bei der Abrechnung an seine Kunden. Über die App lassen sich Korrekturen und Kommentare direkt in die „Rotstiftpläne“ auf der Baustelle eintragen. Durch die Versionierung sind alle Informationen immer auf einem einzigen Plan vorhanden.

Die Entscheidung für eine Einführung im ganzen Geschäftsbereich Infrastruktur fiel schnell.

Alle Stakeholder waren von den Ergebnissen überzeugt. Abteilungsleiter Sturm fasst zusammen: „Die Bauleiter-App ist intuitiv und gut geeignet für Großprojekte. Sämtliche Dokumente, Protokolle und Aufgaben lassen sich auch an externe Teilnehmer verschicken.“

Nicht nur die Ingenieure selbst sind vom Effizienzgewinn begeistert, sondern auch die Kunden. „An Stellen, wo wir die Planung anhand der Ist-Situation anpassen mussten, können wir parallel auf der Baustelle und im Büro arbeiten. Fotos und Markierungen von der Baustelle konnte die Planung im Büro optimieren. Die aktualisierte Version steht zeitgleich in PlanGrid zur Verfügung. Diese Effizienz und Arbeitsweise haben den anwesenden Bauherrn mächtig beeindruckt,“ schwärmt Mario Gähwiler, Bau- und Projektleiter.

Seit August 2020 kommt in allen neuen Projekten im Infrastruktur-Bereich nun ausschließlich PlanGrid zum Einsatz. In enger Zusammenarbeit mit einem Customer Success Manager von Autodesk werden weitere Anwendungsfälle evaluiert und die Einführung der mobilen App intensiv begleitet. Die Trainings führen zum Teil die internen Botschafter durch. In den nächsten Monaten sollen alle 200 Kollegen im Infrastruktur-Bereich geschult werden und mit PlanGrid arbeiten.

Für das Projektteam ist die nächste Aufgabe, Autodesk Construction Cloud Connect einzuführen und mit Microsoft SharePoint zu synchronisieren. Sobald Planer ihre 2D-Pläne im PDF-Dateiformat auf dem Dokumentenmanagementsystem ablegen, sollen diese automatisch auch an PlanGrid geliefert werden. Und sind dann direkt für die Bauleiter vor Ort verfügbar. Zehn Projekte wurden bereits erfolgreich umgesetzt. Bald soll diese Funktion im gesamten Geschäftsbereich zum Standard werden.

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"Fotoberichte und Prüfprotokolle kann ich mit wenigen Klicks direkt auf der Baustelle verfassen und weiterleiten. Die Zeitersparnis hat mich absolut überzeugt"

- Mario Gähwiler, Bau- und Projektleiter